La capitalisation d’une action est effectuée par un accompagnateur, externe à cette action, afin d’aider son porteur à prendre du recul par rapport aux travaux menés et de garantir une grande liberté de parole. Cet accompagnateur organise et mène un ou plusieurs entretiens pour rendre explicite des connaissances implicites et faire émerger un discours sur l’action, son contexte et son déroulement.
Le livrable final de la capitalisation d’une expérience est une fiche de capitalisation, qui reprend les grandes parties de la grille d’entretien et met en évidence les fonctions clés du projet, les stratégies mises en œuvre, les temps forts, etc. Il s’agit de mettre en évidence le « comment » du projet. Chaque fiche de capitalisation compte entre 8 et 12 pages et suit une trame spécifique.
L’intérêt d’une fiche de capitalisation porte sur la mise en lumière de différents éléments :
- Les moments clés d’une action et comment les acteurs les ont gérés / traversés,
- Les fonctions clés utilisées pour l’atteinte des résultats (participation, stratégies d’aller vers, prévention par les pairs, etc.),
- Les compétences mobilisées,
- Les partenariats mis en œuvre,
- Les modalités d’implication des usagers.
Ces éléments peuvent être regroupés sous le terme de « facteurs clés » et ont pour vocation de :
- Susciter la discussion et les échanges,
- Inspirer d’autres acteurs dans la réflexion sur leurs propres actions,
- Nourrir de potentiels nouveaux travaux de recherche,
- Contribuer à des analyses transversales sur des thématiques liées.